Diez consejos y funciones inteligentes para llamadas de Zoom efectivas

Jun 25, 2023

Muchos de nosotros hemos utilizado Zoom, pero pocos conocen sus funciones más efectivas. Con estos consejos, puedes crear la mejor experiencia de Zoom para todos.

A medida que el lugar de trabajo virtual se ha convertido cada vez más en la norma, cada vez más personas confían en Zoom para las llamadas en línea. Las llamadas de Zoom se han convertido en el estándar de facto para reuniones y colaboración remotas.

Desde sus inicios, Zoom ha introducido constantemente nuevas funciones que usuarios como nosotros podemos aprovechar para hacer que nuestras reuniones sean más eficientes. Sin embargo, a pesar del aumento de su popularidad, no muchos de nosotros sabemos cómo aprovechar al máximo la aplicación.

En este artículo, veamos algunos consejos y trucos para hacer que sus llamadas de Zoom sean más efectivas.

Si tiene reuniones que ocurren a intervalos regulares (diariamente, semanalmente, mensualmente, etc.), organizar reuniones recurrentes es la forma ideal de hacerlo. Con las reuniones recurrentes de Zoom, puede usar el mismo ID de reunión y la misma configuración para cada ocurrencia.

Programar reuniones recurrentes puede ayudarle a reservar varias reuniones con antelación, reduciendo así el tiempo perdido configurando reuniones nuevas cada vez. También permite a los asistentes planificar sus eventos con mucha antelación, ya que pueden ver todas sus próximas reuniones cuando conectan su calendario a Zoom.

Puede programar reuniones recurrentes haciendo clicProgramar un eventoen el cliente Zoom.

Las conversaciones que distraen y los ruidos de fondo pueden obstaculizar fácilmente su llamada, que de otro modo sería productiva. Como anfitrión de una reunión, puede elegir que todos los que se unan a la llamada comiencen en silencio. Esto garantiza un espacio tranquilo donde los participantes solo pueden optar por activar el silencio cuando quieran hablar.

Puede optar por pedirles a todos los participantes que activen el silencio cuando sea necesario o configurar un proceso de aprobación previa para activar el silencio de participantes individuales.

Puedes habilitar esto yendo aAjustes>Ver más configuraciones>Programar reunión, luego habilitandoSilenciar a todos los participantes cuando se unan a una reunión.

Zoom actualiza con frecuencia su software para corregir errores y agregar nuevas capacidades, ¡lo cual es genial! Pero esperar a que se ejecuten las actualizaciones cuando tienes que atender una llamada puede ser extremadamente molesto. Para evitar esta molestia, simplemente puede desactivar las actualizaciones automáticas.

Una vez que finalice la reunión, podrá buscar e instalar las actualizaciones disponibles. Esto reduce las demoras en las llamadas y al mismo tiempo garantiza que obtenga la experiencia de aplicación más actualizada.

Para desactivar las actualizaciones automáticas de software, vaya aAjustes>Generaly desmarque la casilla de verificación paraMantenga actualizado automáticamente el cliente de escritorio Zoom.

Con la función Sala de espera de Zoom, el anfitrión puede determinar cuándo un invitado se une a la llamada. Tienes la opción de admitir a los participantes uno por uno o admitir a todos a la vez desde la Sala de Espera.

Si ha configurado una sala de espera para su reunión, los participantes verán una pantalla predeterminada cuando se unan a la llamada. Zoom también le permite personalizar esta pantalla. Puede agregar el logotipo de su empresa, algo de texto y un video introductorio que los participantes pueden ver antes de unirse.

Para habilitar salas de espera, vaya aAjustes>Ver más configuraciones>Seguridady habilite el botón de alternancia paraSala de espera.

La función de salas de trabajo de Zoom es muy recomendable para reuniones que pueden requerir la participación y colaboración de varios grupos más pequeños.

Esto puede ser ideal para sesiones de lluvia de ideas o proyectos grupales. Una reunión de Zoom se puede dividir en hasta 50 salas de descanso. El anfitrión puede optar por asignar automática o manualmente a los asistentes a las salas de grupo.

Para habilitar las salas para grupos pequeños, vaya aAjustes>Ver más configuraciones>En reunión (avanzado)y habilite el botón de alternancia paraSala de reuniones - Habitaciones.

Las reuniones en línea son muy susceptibles a sufrir interrupciones debido al ruido de fondo. El ruido del tráfico exterior, los niños llorando en otra habitación o las alertas de los electrodomésticos pueden disminuir fácilmente la eficacia de su llamada.

El uso de la función de cancelación de ruido en Zoom puede ayudar a mejorar la calidad de audio de Zoom al reducir el ruido de fondo. La función de cancelación de ruido de Zoom ofrece varios niveles de cancelación de ruido que puede elegir según su uso.

Para utilizar la cancelación de ruido incorporada de Zoom, vaya aAjustes>Audio>Supresión de ruido de fondoy seleccione el botón de radio óptimo para su configuración (Auto, Bajo, Medio, Alto).

La transcripción de reuniones se está volviendo cada vez más esencial en los lugares de trabajo que se esfuerzan por ser accesibles e inclusivos. Las transcripciones también son excelentes para crear notas, informes y otros materiales escritos después de una reunión.

Las herramientas de transcripción como Otter o la función de transcripción incorporada en Krisp utilizan IA para la transcripción en tiempo real, lo que hace que las reuniones sean fáciles de seguir para todos los asistentes. El asistente de reuniones de Otter también puede generar contenido basado en los datos de la reunión y responder consultas en el chat.

Para habilitar las salas para grupos pequeños, vaya aAjustes>Ver más configuraciones>En reunión (avanzado)y habilite el botón de alternancia paraSubtítulos automatizados.

Si está haciendo una presentación o demostración y desea compartir su pantalla, asegúrese de que la opción de foco del mouse esté activada. La audiencia podrá concentrarse mejor en el contenido de la pantalla y seguir sus instrucciones mientras usa el modo de enfoque en Zoom.

Cuando la función de foco del mouse está activada, un círculo o foco de color resaltará visualmente la posición y los movimientos del cursor. También puedes utilizar la función "Vanishing Pen" para marcar y tomar notas en la pizarra o en la pantalla compartida sin preocuparte por borrar o deshacer tus garabatos.

Mientras comparte su pantalla durante una reunión, la función Spotlight solo está disponible en la barra de herramientas "Anotar" después de comenzar a compartir su pantalla.

La vista inmersiva puede ayudar a que su experiencia Zoom sea más divertida. Esta característica proporciona varios fondos virtuales, como un auditorio, un aula y una cafetería, donde se pueden mostrar todos los asistentes.

Si un participante utiliza un cliente de escritorio, una aplicación móvil o Zoom Room que no admite la Vista inmersiva, verá a los demás participantes en la Vista de galería o Vista de orador predeterminada.

La función Vista inmersiva está disponible al hacer clic enVistaen la esquina superior derecha de la pantalla de la reunión.

Puede sacar mucho más provecho de Zoom si se toma el tiempo para aprender y utilizar los distintos atajos de teclado disponibles. Estos le permiten hacer cosas rápidamente como silenciar o reactivar el sonido, pasar a pantalla completa, compartir su pantalla y más.

Aquí hay algunos atajos útiles para probar:

Para ver todos los atajos de teclado disponibles en Zoom, vaya aAjustes>Atajos de teclado.

Con funciones tan sorprendentes, Zoom es la herramienta ideal para mantener conexiones en un entorno de trabajo o aprendizaje distante. Es una excelente manera de mantenerse en contacto con personas en esta era de trabajo remoto y aislamiento social, ya sea que esté teniendo una reunión con compañeros de trabajo, hablando con familiares o organizando una fiesta de cumpleaños virtual.

Explore los consejos y funciones mencionados anteriormente para realizar llamadas de Zoom más efectivas que impresionarán a sus colegas y amigos por igual.

Anjali es escritora colaboradora de MakeUseOf. Tiene una maestría en Ingeniería de Software y trabajó como desarrolladora de software durante 6 años antes de aventurarse en el espacio de la escritura. A Anjali le gusta pintar, tejer y explorar las últimas herramientas digitales en su tiempo libre.